Update opdaterer med Lotus

God journalistik handler om inspiration, indfaldsvinkler, troværdige kilder og stringent research. Hos Update (tidl. Center for Journalistik og Efteruddannelse) bruger man et omfattende Lotus Notes/Domino-miljø til at håndtere databaser med artikler, pressejura, kildemateriale og kontaktpersoner, for derved at kunne tilbyde kvalificeret efteruddannelse. Lotus-miljøet er netop blevet optimeret af konsulenthuset INOPI.

"Vi har arbejdet med Lotus i mange år, og har bygget vores systemer op fra bunden", fortæller projektleder Torben Nielsen. "Men i takt med, at antallet af databaser voksede, og der kom flere brugere og flere faciliteter, kunne vi mærke, at det gik ud over driftsikkerheden. Som det ofte sker med løsninger, der knopskyder hen over en årrække, var den tekniske dokumentation ikke tilstrækkeligt god. For at få løst disse problemstillinger tog vi kontakt til specialisterne
hos INOPI for at se, hvad de kunne gøre for os".

Sundhedstjek

Konsulenterne fra INOPI begyndte med en gennemgang af de mange Lotus-applikationer. Dels for at få overblik over de tekniske og funktionalitetsmæssige aspekter, og dels for at kunne dokumentere systemerne. Da processen var overstået, stod man med en rapport med nogle klare konklusioner og en række anbefalinger til, hvordan driftsikkerheden, ydeevnen og de fremtidige udviklingsmuligheder kunne styrkes.

"Det var et virkelig professionelt stykke arbejde, der blev leveret", siger Torben Nielsen. "Det er vores indtryk, at INOPI har været ude i alle hjørner, og rapporten var et godt grundlag for os at træffe beslutninger ud fra. Vi kunne se, sort på hvidt, hvor vi skulle sætte ind, bl.a. omkring spam, backup og antivirus, og hvad det i givet fald ville kræve af økonomi og andre ressourcer. Desuden formår INOPI at kommunikere direkte og ikke fortabe sig i teknisk jargon."

Nyt fundament

En af konklusionerne efter "sundhedstjekket" var, at det tekniske fundament (hardware og software) var underdimensioneret i forhold til de krav, som blev stillet.

"Kort fortalt var teknikken blevet forældet", siger Torben Nielsen. "Lotussystemerne understøtter flere og flere arbejdsprocesser hos os, og vi burde nok have investeret i en kraftigere motor lidt tidligere, men vi har været fokuserede på at udvikle og implementere faciliteter til brugerne. Vi havde nok en mistanke om, at det var teknikken, der gav driftsproblemerne, og INOPI's arbejde bekræftede os i det, men de viste også, hvordan vi skulle opgradere for at få mest værdi for pengene".

Omdrejningspunkt

Udover de klassiske opgaver med mail og kalender bruger Update Lotus-teknologien til at styre projekter og viden. Løsningen omfatter artikeldatabaser, kildedatabaser med kontaktregistre på relevante personer, databaser med kursusbeskrivelser, kursusmateriale og andre uddannelsesrelevante informationer samt generelle arkiver.

"Der er ikke tvivl om, at Lotus-applikationerne udgør et omdrejningspunkt for vores virksomhed. Artikler, kildemateriale, lovsamlinger om ophavsret og presseetik samt en lang stribe andre informationer er tilgængelige via vores system og brugerne forventer, at det kører i  døgndrift og uden problemer."

INOPI implementerer

For at sikre en gnidningsløs opgradering bad Update INOPI om at implementere de anbefalede ændringer, der omfattede opdeling af Notes/Dominoapplikationerne på en server og lade en anden maskine fungere som filserver, installere antivirus og spam-programmer og opgradere fælleskalenderfunktionaliteten. I samme ombæring blev der rådgivet om mulighederne inden for ESDH (elektronisk sags og dokumenthåndtering).

"Det var oplagt at lade INOPI tage ansvaret for den tekniske opgradering", siger Torben Nielsen. "Vi har ikke selv kompetencerne til det, og da INOPI allerede havde været dybt inde i vores systemer, lå det lige til højrebenet at lade dem køre videre. I alt tog det en konsulent 3-4 dage at få sat det tekniske på skinner, overflytte data og gøre det hele køreklart. Det var en smidig proces, og det har fungeret uden forstyrrelser af nogen art siden da."

Løsning

Omfattende Lotus Notes/Domino-miljø til videnhåndtering og projektledelse

Fordele

• Struktureret projektstyring og vidensdeling
• Bedre ressourceudnyttelse via stærkere fælleskalenderfunktioner
• Direkte web-publicering fra Notes-databaser
• Viden opsamles i struktureret form
• Viden gøres tilgængelig for alle relevante medarbejdere
• Bedre uddannelser qua bedre videnshåndtering