Information er mest værdifuld, hvis den er tilgængelig!

I informationssamfundet måles en virksomheds styrke ikke på mængden af den information, den samler ind, men på værdien af den information, den deler ud – til medarbejdere, kunder og partnere.

Superfos Packaging havde også indset dette, og et halvt år senere kunne medarbejderne kloden rundt for første gang klikke sig ind på et nyt Lotus Notes-baseret intranet. Løsningen er leveret af INOPI – og den kombinerer indholdet fra 12 forskellige gamle og nye databaser i en helt ny infrastruktur, der bygger på den indlysende sandhed, at information nu engang er mest værdifuld, hvis den er tilgængelig.

Charlotte Høgsbjerg har titlen Management Trainee, og som ny hos Superfos blev hun kastet ud på det dybe vand med hensyn til ledelse. Som intern leder af det projekt, der skulle opfylde virksomhedens målsætning om total omstrukturering, systematisering og – ikke mindst – synliggørelse af informationsmængden, var opgaven til at få øje på.

Struktur og fokus

Erfaringerne har dog langt overvejende været gode – og det tilskriver Charlotte Høgsbjerg et struktureret forløb, der er gået fra interview med brugere i flere lande og flere funktioner, over bruttokravspecifikation, prækvalificering af leverandører og foranalyse til det endelige projekt og færdig levering.

En stor del af æren tilskriver Charlotte Høgsbjerg imidlertid også det faktum, at Superfos havde valgt at lade både marketingdirektøren, finansdirektøren og Operations-direktøren m.fl. indgå i styregruppen – og dermed havde virksomheden givet et klart signal om dens kraftige fokus på projektet.

Udfordringen

- Styregruppens oprindelige input blev formuleret på overskriftsniveau i maj 2000, husker Charlotte Høgsbjerg. – Overskrifterne lød "Synliggør virksomhedens information for alle relevante medarbejdere", "Knyt organisationen tættere sammen" og "Optimér åbenheden".

Vores helt overordnede udfordring var nemlig, at virksomhedens information ofte var for vanskelig at finde. Resultatet var, at flere afdelinger skabte deres egen information, og at vi ikke fik udnyttet den synergi, der ligger i en tæt sammenknyttet organisation med en åben vidensudveksling.

Platformen

Efter styregruppens definition af overskrifterne for projektet og Charlotte Høgbjergs interview med brugere i bl.a. England, Frankrig og Holland blev der udarbejdet en bruttoliste med kravspecifikationer, som blev sendt til de mulige leverandører.

Efterhånden som leverandørerne meldte tilbage til Superfos Packaging, blev det klart, at virksomheden tidligt blev nødt til at træffe et valg for den fremtidige platform. Skulle man fortsætte på en Lotus Notes-platform, eller skulle man skifte til en anden IT-infrastruktur. IT-chef Michael Brixtofte var en af nøglepersonerne i denne beslutningsproces. Han fortæller om overvejelserne:

- Vi havde brugt Notes i mange år hos Superfos Packaging, som jeg har haft gode erfaringer med, stod det ret hurtigt klart, at en Notes-løsning var en af de muligheder, vi skulle se nærmere på.

INOPI fik kontrakt på en foranalyse for projektet. Foranalysen udmundede i en workshop, hvor INOPI præsenterede deres oplæg til den kommende intranetløsning hos Superfos Packaging. Folkene hos Superfos kunne lide, hvad de blev præsenteret for, og INOPI blev valgt som leverandør af den færdige løsning.

Intern IT-udfordring

At gå fra et ikke-browser-baseret Notes-miljø til en helt moderne browser-baseret platform var dog ikke den rene dans på roser for Superfos Packaging. Michael Brixtofte fortæller:

- Uden at blive for teknisk kan jeg i hvert fald konstatere, at dét at gå fra Notes version 4.6 til version 5.0 indebærer en del udfordringer for en organisation af vores størrelse. Det er nødvendigt at analysere den eksisterende platform grundigt, før man begynder at skifte til en ny.

I den nye løsning har Superfos i alt 12 forskellige databaser med bl.a. oplysninger om projekter, produkter og konkurrenter. En stor del af dataene i disse databaser skulle overføres fra version 4.6-format.

- Når man både opdaterer til en ny version og samtidig skal have data præsenteret i et helt nyt format via en browser, opdager man virkelig alle de små tilretninger og udviklinger, man har foretaget.

"Templates" er styrken

Michael Brixtofte er netop på grund af udviklingsmulighederne særligt glad for de "templates", som løsningen er opbygget af.

- Selve Superfos Packaging er en emballagevirksomhed, og vi plejer også at omtale koncernens IT-afdeling som emballageleverandør. Vi leverer de containere, som divisionerne i de enkelte lande så selv kan være med til at fylde ud.

Ved at arbejde med "templates" har vi en fast struktur og behøver ikke at bekymre os om at skulle programmere i HTML. Det gør det samtidig meget nemmere for driftspersonalet ude i verden at opdatere deres lokale indhold. På grund af de store muligheder, løsningen giver for at replikere både centrale og lokale databaser, kan vi endvidere uden problemer opdatere det overordnede system centralt her fra Danmark, uden at lokale data går tabt.

Både central og decentral

Kombinationen af central og decentral struktur går igen i Charlotte Høgsbjergs beskrivelse af konceptet for indholdet på intranettet:

- Vi har én Corporate Web-master placeret i Danmark, men vi har ca. 150 medarbejdere fordelt i alle landene, der har mulighed for at publicere information på nettet. På den måde bibeholder vi en overskuelig ansvarsstruktur med central ledelse, samtidig med at vi udnytter den fleksibilitet, det giver at have et stort antal medarbejdere, der genererer information.

Grundlag for fremtiden

Fremtidige muligheder er også allerede under overvejelse hos Superfos Packaging, f.eks. en personaliseret adgang til intranettet, så hver bruger får sit helt eget skærmbillede med præcis de links, som han eller hun har særlig interesse i.

Endvidere har intranetprojektet givet Superfos Packaging et unikt grundlag i form af Web-baserede databaser, så virksomheden i fremtiden kan satse mere på Internettet.

Indtil videre glæder Charlotte Høgsbjerg og Michael Brixtofte sig dog over de positive tilbagemeldinger fra brugerne af intranettet.