Danske Fysioterapeuter - fik styr på sagerne

“Vi lever af at give vores medlemmer en god service. Så de ønsker og krav, vi havde til et nyt sagsstyringssystem var, at det skulle være baseret på et standardsystem og ikke kun lette vores arbejdsgange, men især give vores medlemmer en mere rationel og smidig betjening.”      

 

Enorme mængder data

Hver dag skal Danske Fysioterapeuter håndtere enorme mængder af information i form af breve, e-mails, sagsmapper og dokumenter. Efterhånden lå alle disse informationer imidlertid spredt rundt omkring i personlige mapper og mailboxe hos de enkelte medarbejdere. Ganske utilgængelige og helt ubrugelige. 

 

Men så præsenterede INOPI organisationen for GoPro, som kunne sætte håndteringen i system.

 

Viden forærende

Medarbejderne hos Danske Fysioterapeuter føler lige pludseligt, at de dagligt får en masse viden forærende. Viden, som de måske nok vidste eksisterede, men som de før ikke anede, hvor de skulle lede efter.

 

I dag kan vi sidde med et medlem i røret og korrigere vedkommendes data, velvidende at det bliver registreret alle steder på én gang. 

 

Generelt har samarbejdet drejet organisationens arbejdegange i en positiv retning. Det har blandt andet betydet et farvel til en klassisk hierarkisk arbejdsopdeling, da systemet har åbnet op for muligheden for at arbejde mere på tværs i organisationen.

 

Plejer er død

Plejer er nu stendød, udtaler Jan Erik Rasmussen. – Der er ingen tvivl om, at det er langt nemmere for en medarbejder at ændre vaner, når enhver kan se, at det er til det bedre, og at håndteringen bliver mere rationel. 

 

Et godt eksempel er en afskedigelsessag, jeg havde på mit bord op til en ferie. Havde det været i gamle dage, ville den afskedigede have gået rundt i uvished om sagens gang i op til flere uger, da ingen andre havde direkte adgang til mine sager. Nu kan en kollega til hver en tid hente de nødvendige informationer frem. Sågar fra en hjemmearbejdsplads, tilføjer Jan Erik Rasmussen.

 

Tillid er afgørende

Da Danske Fysioterapeuter skulle vælge samarbejdspartner i forbindelse med implementeringen af et nyt standardsystem, var tilliden den afgørende parameter.

 

– Vi kendte INOPI fra andre opgaver, og var derfor helt trygge ved overlade optimeringen af vores arbejdsprocesser til dem, fortæller Jan Erik Rasmussen. – Det var væsentligt for både mig og ledergruppen, at kemien var i orden, og at samarbejdet foregik i øjenhøjde. 

 

Som IT-rådgiver skal man tilpasse sig virkeligheden og ikke bare tale IT-snak hen over hovederne på folk. 

 

Det evner INOPI virkelig, fastslår Jan Erik Rasmussen.