Derfor bestilte DFD en IT-løsning, der kan styre og strukturere alle aspekter omkring salgsarbejdet. Helt grundlæggende holder løsningen styr på kunder og kundeemner og bruges til at opsamle viden om den enkelte kunderelation. Denne viden kan efterfølgende bruges af andre medarbejdere til opfølgning, viderebearbejdelse, tilbudsgivning m.v.
Organisatorisk projekt
Der er i realiteten tale om et vidtrækkende organisatorisk projekt, hvor der skal etableres nye procedurebeskrivelser for de forskellige fagområder. Viden om kunder og kundebehov indsamles og bruges aktivt og understøtter dermed virksomhedskulturen. Som fundament for forandringerne ligger IT-løsningen fra INOPI.
"Vores vision for dette projekt er at skabe en endnu stærkere virksomhed baseret på viden og vidensdeling", siger Henriette Hansen. "Vi skal, populært sagt have den viden, som tidligere lå i hovedet på vores servicekonsulenter og andre medarbejdere ud på centrale harddiske, så hele organisationen kan bruge dem til at skabe værdi. Det kræver dels et godt IT-system og dels en ny indstilling til, hvordan vi arbejder."
God kombination
Den tekniske side af sagen blev, efter en nøje granskning af mulige samarbejdspartnere, lagt i hænderne på INOPI. Henriette Hansen arbejder med projektet som coach og projektleder under implementeringen.
"INOPI viste os nogle muligheder for en løsning, hvor vi kan samle vores informationer ét sted og gøre dem tilgængelige mange steder via GoPro. Da INOPI samtidig har kompetence inden for IBM System i5, som er vores centrale ER Pplatform, var det en god kombination."
Coaching
Kravspecifikationen for det ny system var under udarbejdelse i næsten to år, hvilket siger noget om omfanget af projektet. Medarbejderne er løbende blevet informeret om udviklingen og har kunnet vænne sig til de nye tider. Da løsningen skulle sættes i drift gik det til gengæld stærkt.
"De første brugere var på kursus fredag og lørdag. Mandag morgen gik løsningen i drift", fortæller Henriette Hansen. "Naturligvis med masser af opfølgning og personlig coaching, men vi er på rette vej og det er vigtigt".
Rulles ud
Løsningen er nu i færd med at blive rullet ud i DFD's 10 afdelinger og vil på sigt favne mere end 100 brugere. Perspektiverne er mange: Salgsmedarbejderne bruger løsningen til at håndtere besøgsrapporter og andre informationer, der relaterer sig til salgsarbejdet. Salgsledelsen trækker data fra løsningen og får derved overblik over mødefrekvens, pipeline og tilbudsgivning.
Når et emne er konverteret til at være kunde, overføres data og dermed viden til de afdelinger, der skal servicere kunden. På den måde går værdifuld viden ikke tabt og kunderelationerne styrkes.
I øvrigt bruges den nye løsning også af DFD's HR- og indkøbsafdeling - også her benyttes dataudveksling mellem DFD's ERP-system (Aspect/4) og Lotus Notes-løsningen.
Bedre processer
Et vigtigt aspekt af løsningen har været, at designe brugergrænsefladerne, så de afspejler brugerens daglige processer. Men omvendt skal systemet ikke kun understøtte eksisterende processer, det skal være med til at indføre nye og bedre måder at arbejde på.
"En af vores udfordringer er, at finde den rette balance mellem eksisterende og nye procedurer. Vi er opmærksomme på, at vi risikerer at låse os fast i gamle processer, hvis systemet kun er tilpasset den virkelighed, vi kender i dag. Derfor har vi sammen med INOPI justeret og tilpasset systemet flere gange, og vi er klar over, at fremtiden temmelig sikkert vil bringe yderligere finpudsninger. Sådan må det være, når man skaber noget nyt".
Læs historien som pdf:
