Per Aarsleff Rørteknik A/S - hul igennem med nyt salgssystem
Siden 1979 har Per Aarsleff Rørteknik specialiseret sig i "No Dig" - en opgravningsfri renovering - hvor kloaksystemer, vandledninger m.m. blandt andet fores med en "polyesterstrømpe".
I dag er virksomhedens knowhow efterspurgt verden over, bl.a. i Østeuropa, hvor nedslidte og utætte rørsystemer udgør en trussel mod miljøet. Hvert eneste renoveringsprojekt skal skræddersys til opgaven. Standardproduktioner findes ikke. Og det er én af grundene til, at Per Aarsleff Rørteknik satser på et CRM system fra INOPI.
Hans Peter Friis-Hansen salgsingeniør hos Per Aarsleff fortæller:
"Vi benyttede tidligere en kundedatabase og et kalkulationssystem, der var specielt udviklet til os på Access 2.0-platformen. Men begge systemer havde et år 2000-problem og skulle under alle omstændigheder opdateres."
"Samtidig stod vi med en række delsystemer, der ikke hang sammen. Kundedatabasen og kalkulationssystemet var to selvstændige systemer. Og vores beregningsmodeller og tilbudsformularer lå hhv. i Excel og Word. Det betød, at vi var tvunget til at indtaste de samme data op til 5 gange undervejs i forløbet fra kundeforespørgsel til tilbud."
Færre genindtastninger - færre fejl
"Vi ønskede at reducere antallet af genindtastninger og de fejl, som det fører med sig. Det var vores primære begrundelse for at vælge et nyt integreret system", siger Hans Friis.
Alle renoveringsprojekter hos Per Aarsleff Rørteknik forudsætter, at der opsamles et stort antal data om de rørsystemer, der skal renoveres. Det siger sig selv, at en banal indtastningsfejl kan få vidtrækkende konsekvenser for beregningen af den rigtige løsning og prisfastsættelsen.
"Når vi har lagt kundens grundlæggende data ind i systemet, følger næste skridt, hvor vi beregner den korrekte dimensionering af de strømper, der skal bruges til opgaven. Det handler bl.a. om hvor stort et tryk kloakrørene udsættes for: Hvor meget jord ligger der ovenover? Udsættes røret for tung lastbiltrafik? Efter endt dimensionering kalkulerer vi prisen og udfærdiger derefter et tilbud til kunden", siger Hans Friis.
Tidligere betød hvert eneste af disse faser, at nøgletal og informationer skulle genindtastes igen. Det arbejde klarer den integrerede CRM-løsning uden besvær. Data kan overføres på kryds og tværs efter behov, når blot de ligger i systemet.
Langt større datatilgængelighed
Ifølge Hans Friis var det ikke funktionaliteten i det tidligere kundekartotek og kalkulationssystem, der fejlede noget. Derfor byder den nye integrerede løsning heller ikke på radikale ændringer på dette område. Gevinsten er først og fremmest en langt større datatilgængelighed og mere smidige arbejdsprocesser.
"Vi har ikke fået funktioner, som vi ikke havde i forvejen. Til gengæld kan vi nu lynhurtigt få fat i eksisterende data, fordi systemet dækker hele forløbet fra den første kundekontakt til ordren er klar til produktion. Som ISO 9000-certificeret virksomhed skal vi f.eks. leve op til bestemte krav til kvalitetssikring."
"Salgsafdelingen skal derfor aflevere en omfattende dokumentation, når en ordre sendes videre til produktion. Tidligere måtte vi plukke disse informationer rundt omkring i de forskellige delsystemer og gøre dem klar manuelt. Nu sørger systemet automatisk for at generere de nødvendige data hen ad vejen, så vi bare skal sætte sagsnummer på og trykke på print", siger Hans Friis.
Ingen kompliceret kravspecifikation
Netop fordi der var stor tilfredshed med funktionaliteten i de enkelte delsystemer, blev INOPI ikke konfronteret med nogen kompliceret kravspecifikation, da de skulle designe den fremtidige CRM-løsning.
"Vi dokumenterede egentlig blot over for INOPI, hvad vi havde af løsninger, og opstillede derudover et krav om, at det hele skulle samles i et integreret system med så få genindtastninger som muligt", fortæller Hans Friis.
I forberedelesfasen fik INOPI bl.a. adgang til de eksisterende applikationer, så de kunne overføre en række data og beregningsmodeller til CRM'en og tilpasse løsningen til Per Aarsleff’s konkrete behov.
Prøv det!
I perioden fra 1. marts til 1. oktober i år (1999 red.) kørte det gamle og det nye system parallelt med hinanden. Dels for at sikre, at den ny løsning virkede. Dels for at undgå et systemskift midt i et regnskabsår.
"Overgangsfasen har samtidig fungeret som learning by doing for medarbejderne. Efter et fire timers introduktionskursus blev alle opfordret til at lære det nye system at kende ved at prøve det i praksis", fortæller Hans Friis.
Fase 2 følger
Grundlæggende er det nye system taget i drift, men følges snart af en fase 2, der skal sikre endnu større dataintegration.
"Vi forventer at videreudvikle løsningen hele tiden. Vi genindtaster f.eks. stadig nye ordrer, fordi vores Aspect/4-økonomisystem ikke er integreret med resten. Men det ændres i løbet af år 2000."
"Integrationen med økonomisystemet skal også give vores salgsafdeling direkte adgang til entrepriseomkostningerne. Ved hjælp af disse bilag og nøgletal kan vi efterkalkulere et hvilket som helst projekt og vurdere, om det var en god eller en dårlig sag for os. Det gør os klogere, når vi skal fastsætte prisen på nye projekter", siger Hans Friis.
Datterselskaber med på sigt
I første omgang er det nye integrerede salgs- og styringssystem kun implementeret i Per Aarsleff Rørteknik’s danske hovedkvarter. Det indgår dog i fremtidsplanerne, at alle helejede udenlandske datterselskaber skal benytte samme løsning på sigt.
"Det vil være et godt værktøj for ledelsen. I dag benytter de forskellige selskaber egne systemer, der er udviklet lokalt. Med en samlet løsning kan ledelsen få et samlet overblik over salg og budgetter langt hurtigere end i dag", siger Hans Friis.
"I stedet for bare at kopiere den eksisterende kundedatabase over i den nye løsning, har vi valgt at bruge tid på at opdatere informationerne og taste dem ind igen", siger salgsingeniør Hans Peter Friis-Hansen fra Per Aarsleff Rørteknik.
