Nordisk Copyright Bureau - Vidensdeling styrker bundlinien!

Hver gang en CD sælges eller et musiknummer downloades, skal der afregnes til komponister, sangskrivere og musikforlag. NCB - Nordisk Copyright Bureau - holder styr på rettighederne og afregner vederlag til de relevante parter. En GoPro løsning hjælper med, at musikken også spiller rent administrativt.

NCB - Nordisk Copyright Bureau – er et nordisk-baltisk selskab, der i samarbejde med tilsvarende copyrightselskaber verden over administrerer rettighederne til indspilning og kopiering af musik på cd, dvd, film, video, internettet m.v. 

Det siger sig selv, at der fra tid til anden vil komme forespørgsler fra kunstnere omkring deres vederlag. 

”Vi sidder med et stort administrativt ansvar,” fortæller Jette Langelund, der er Manager for NCB’s Member Services. ”Reelt er det jo kunstnernes levebrød, vi forvalter, og derfor skal vi være meget præcise og stringente i vores sagshåndtering, og her spiller GoPro en vigtig rolle i vores daglige arbejde og overblik over sager i afdelingen”.

Behov for at strømline
Med godt 3000 årlige forespørgsler fra medlemmerne omkring afregning havde NCB behov for at kunne strømline registreringen af sagerne, indholdet i dem og hvem de er kommet fra. 

”Vi havde gennem årene prøvet os frem med forskellige egne løsninger bygget på en kombination af en database og nogle Lotus Notes programmer, men det blev for tidskrævende og for tungt at arbejde med”, siger Jette Langelund. ”Derfor nedsatte vi i 2003 en styre- og projektgruppe, der skulle evaluere forskellige sagsstyringssystemer og lave en cost/benefit analyse af dem”.

 

Sparede en lille million
Styregruppen lagde stor vægt på fleksibilitet, så sagsbehandlingen ikke var afhængig af adgangen til en given medarbejders konkrete viden om en specifik sag. 

Løsningen skulle desuden understøtte arbejdet og processerne på tværs af fagområder og gøre det lettere at dele og distribuere viden, og så gjorde det ikke noget, at den nye løsning kunne fungere sammen med de eksisterende Lotus Notessystemer hos NCB. 

Der blev kigget indgående på tre løsninger, og NCB konkluderede medio 2004, at GoPro kunne levere mest værdi for pengene.

En antagelse, der siden er dokumenteret. 

”Både i projektforløbet og efter et års arbejde med GoPro spurgte vi medarbejdere og chefer i de enkelte afdelinger om, hvor meget tid, de mente, at de sparede med løsningen”, husker Jette Langelund. 

”Resultatet var godt 5 %, og når vi regnede det om til penge, svarede det til en lille million kroner alene som følge af hurtigere og mere effektiv sagshåndtering. I Member Services havde vi, allerede inden der var gået et år, sparet en medarbejder efter ibrugtagning af GoPro”.

 

Ét system frem for mange
Med implementeringen af GoPro kunne NCB’s Member Services vinke farvel til en lille håndfuld tidligere systemer, der holdt styr på medlemmer, indgående mails, udgående mails, sagstyper og tilhørende noter. 

”Med GoPro kan vi samle alle informationer, der relaterer sig til en given sag, uanset om det er mails, dokumenter eller databaseindhold”, siger Jette Langelund. 

”Det betyder reelt, at enhver medarbejder i princippet kan fortsætte med at viderebehandle en given sag uden at behøve at spørge kollegaer eller lede efter supplerende information”.

 

Tracking og dokumentation
Hos NCB blev der før GoPro brugt temmelig meget tid på netop at overlevere sager, lede efter informationer, checke status, følge op osv. Med GoPro er mange af disse ”tidsrøvere” helt elimineret, og andre er mærkbart reduceret. 

”Vi har en fuld tracking af alle sager lige ved hånden, og der er en komplet historik og dokumentation for, hvad der er sket, hvornår det er sket, og hvem der har fået det til at ske”, forklarer Jette Langelund. 

”Dermed kan vi bruge vores kræfter på hurtigt at servicere kunderne i stedet for at drive en langsom intern proces. Det er jo en åbenlys fordel at kunne fokusere på resultatskabelse, og for kunderne er det værdifuldt, at vi hurtigere kan levere svar for derefter at lukke sagen igen”, slutter Jette Langelund.

 

Løsning:
• GoPro løsning til sagshåndtering, processtyring og elektronisk arkiv

Fordele
• Fuldt opdateret status på sager, forespørgsler, kunder og medlemmer

• Samling af relevante informationer på tværs af mails, dokumenter og andre filer

• Informationer kan grupperes efter client og sagstype

• Fuld historik og dokumentations om kan linkes til NCB’s egne produktionssystemer

• Investeringen har betalt sig selv tilbage på ca. 2½ år (ROI)

 

Partner
• Løsningen supporteres af INOPI www.inopi.dk

Se hele historien her: NCB - Vidensdeling styrker bundlinien