HMN Naturgas I/S bliver styrket internt

Da HNG og Naturgas Midt-Nord gik sammen i en fælles driftsorganisation (nu kaldet HMN Naturgas I/S), blev der behov for at implementere et fælles sags- og dokumenthåndteringssystem. GoPro blev løsningen.

HNG og Naturgas Midt-Nord besluttede at sammenlægge deres driftsadministration for at strømline deres fælles organisation og fremme vidensdelingen på tværs af geografiske og psykologiske grænser. Det var en omfattende opgave at få to store virksomheders administrationer til at arbejde sammen, da der var udviklet en hel række forskellige systemer, der fungerede separat inden for mindre afdelinger. Løsningen blev GoPro.

GoPro er et gennemtestet portalbaseret elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH), der kører på en Lotus Domino platform. Data håndteres altså med Lotus Domino, som mange af medarbejderne i forvejen var vant til at arbejde i. 

Projektet blev i første omgang afgrænset via analyser af de daværende forretningsgange i de to eksisterende naturgasselskaber. Der var mange processer, der kunne gøres mere strømlinede ved at dele viden på tværs af de to organisationer. Det blev til flere end 30 processer omfattende alt fra salgs- til produktionsafdelinger. 

”Det er utrolig vigtigt med nogle præcise forretningsgange i en branche som vores. Vi er en virksomhed, der har monopol på rørene, men samtidig er ejere af et firma, der leverer gasforsyning. EU’s myndighedskrav gør, at vi hele tiden skal kunne dokumentere, at konkurrencereglerne overholdes – det har GoPro gjort betragteligt nemmere,” fortæller Finn Morsing.

Vidensdeling på tværs af organisationen 
Vidensdeling og effektiv dokumenthåndtering på tværs af store organisationer er af fundamental værdi for en velfungerende virksomhed i dag. ”Resultatet af det nye ESDH-system har allerede manifesteret sig. Alle brugere er oprettet og blevet undervist. 

Systemet gør det nemmere for medarbejderne at finde og bruge information i deres hverdag,” fortæller Finn Morsing og fortsætter: ”For eksempel arbejder jeg både fra vores kontorer i Søborg og i Viborg. Her er det en stor lettelse, at jeg nu nemt kan få adgang til nøjagtig samme data begge steder og ikke behøver at medbringe tonsvis af data, hver gang jeg skifter lokalitet. Oplysningerne ligger i systemet, så jeg logger bare på, og så har jeg den information, jeg skal bruge.” 

Men adgang til en stor database med opdateret viden fra alle geografiske steder er ifølge Finn Morsing ikke den eneste fordel ved GoPro. ”Det har også været en kæmpe lettelse at få et system, der hele tiden opdateres og lagrer informationer på tværs af vores afdelinger. 

Når vi har projekter, der kræver viden og input fra flere afdelinger, opdaterer GoPro automatisk oplysninger om, hvem deltagerne i projektet er, og hvem der kommer til. Derved behøver vi ikke sidde og kigge i vores egne små databaser eller ringe rundt for at finde kontaktpersoner. Vi deler kontaktinformationen på tværs af organisationen, og det har allerede sparet os utrolig meget tid.” 

Vidende og effektive medarbejdere
I det hele taget har søgefunktionerne i GoPro gjort det lettere at finde relevant information for alle medarbejdere. Det sparer tid, at der er styr på dokumenterne samt at viden nu deles automatisk og effektivt på tværs af de fusionerede afdelinger. En anden fordel ved systemet er, at de fleste medarbejdere nærmest fra start følte sig sikre i systemet. IBM’s Lotus Notes er jo kendt af alle, og denne version af GoPro bygger på selv samme system.

Løsningen har betydet meget for medarbejderes dagligdag og for muligheden for at give oplysninger og informationer til samarbejdspartnere, leverandører og myndigheder. 

Udfordringen 
Da HNG og Naturgas Midt-Nord gik sammen i en fælles driftsorganisation (nu kaldet HMN Naturgas I/S efter en egentlig fusion pr. 1. januar 2010), blev der behov for at implementere et fælles sags og dokumenthåndteringssystem, der kunne erstatte de mange forskellige systemer, de to organisationer havde, og dermed knytte brugere helt tæt sammen på tværs af organisationen. Fælles arbejdsgange skulle etableres efter sammenlægning af afdelinger, så den samlede administration kunne få optimalt udbytte af kompetencer
og ressourcer.

Løsningen
HMN Naturgas I/S valgte efter nøje overvejelse GoPro. GoPro er et dokument- og sagsstyringssystem, der holder styr på dokumenter, kontakter, e- mail og procesgange fra en central server. Denne version af GoPro kører på en Lotus Domino platform.

Udbyttet
Med en velintegreret GoPro løsning har HMN Naturgas I/S nu et system, der gør det nemmere for medarbejderne at finde og håndtere virksomhedens data. Det er blevet nemmere at dokumentere, at myndighedskrav overholdes samt at dele viden på tværs i organisationerne. Samtidig er flere arbejdsgange blevet optimereret.
HMN Naturgas I/S casestory