Danske Fysioterapeuter sætter vidensvirvar i system med GoPro
Hver dag skal Danske Fysioterapeuter håndtere enorme mængder af information i form af breve, e-mails, sagsmapper og dokumenter.
Efterhånden lå alle disse informationer imidlertid spredt rundt omkring i personlige mapper og mailboxe hos de enkelte medarbejdere. Ganske utilgængelige og helt ubrugelige. Men så præsenterede IBM Business Partneren INOPI organisationen for GoPro, som kunne sætte håndteringen i system.
Medarbejderne hos Danske Fysioterapeuter føler lige pludseligt, at de dagligt får en masse viden forærende. Viden, som de måske nok vidste eksisterede, men som de før ikke anede, hvor de skulle lede efter.
Et nyt sags- og dokumenthåndteringssystem har ikke blot gjort den tavse viden hørbar. Det har ligeledes forbedret personalets effektivitet gennem øget samarbejde og ikke mindst højnet servicen over for organisationens 9000 medlemmer.
"Vi lever af at give vores medlemmer en god service", udtaler IT-koordinator Peter Lind Frederiksen.
"Så de ønsker og krav, vi havde til et nyt sagsstyringssystem var, at det skulle være baseret på et standardsystem og ikke kun lette vores arbejdsgange, men især give vores medlemmer en mere rationel og smidig betjening."
"Vi havde i forvejen Lotus Notes her i huset, og det gamle sagsstyringssystem, som ikke var et standardprodukt, var forældet og havde problemer med at få registreret stamdata på vores medlemmer ordentligt. Med GoPro Case kan vi sidde med et medlem i røret og korrigere vedkommendes data, velvidende at det bliver registreret alle steder på én gang", tilføjer Peter Lind Frederiksen.
Sikker og brugervenlig
En af de fordele, som Peter Lind Frederiksen især hæftede sig ved ved GoPro Case, var den sagshistorik, som systemet både samler og gør tilgængelig for alle involverede medarbejdere. Og så det faktum, at GoPro vejleder i at gennemføre de enkelte arbejdsopgaver og gør det nemt at styre, hvem der skal have adgang til sagen, og hvem der ikke skal.
"Men det er ikke ensbetydende med, at vi i samarbejde med IBM Business Partneren INOPI bare har kunnet implementere systemet uden at ændre noget", siger Peter Lind Frederiksen.
"Da GoPro er et standardprodukt har vi måttet tilpasse det til vores andre systemer, og vi har måttet kigge på vores arbejdsgange. I forbindelse med GoPro-projektet har vi også indført IBM Lotus Enterprise Integrator, der sikrer integration imellem SQL databasen og GoPro".
"Det har imidlertid udelukkende været i en positiv retning, vi har bevæget os. GoPro har for eksempel betydet et farvel til en klassisk hierarkisk arbejdsopdeling, da systemet har åbnet op for muligheden for at arbejde mere på tværs i organisationen. Og som en ekstra bonus har GoPro vist sig egnet til på sigt og via sikkert login at give alle vores medlemmer adgang til egne sager via vores hjemmeside", tilføjer han.
Jan Erik Rasmussen, som er forhandlingsleder hos Danske Fysioterapeuter nikker genkendende til den pædagogiske øvelse, som det har været at få et standardiseret sags- og dokumenthåndteringssystem.
"Plejer er nu stendød", udtaler Jan Erik Rasmussen. "Men der er ingen tvivl om, at det er langt nemmere for en medarbejder at ændre vaner, når enhver kan se, at det er til det bedre, og at håndteringen bliver mere rationel."
"Et godt eksempel er en afskedigelsessag, jeg havde på mit bord op til en ferie. Havde det været i gamle dage, ville den afskedigede have gået rundt i uvished om sagens gang i op til flere uger, da ingen andre havde direkte adgang til mine sager".
"Med GoPro kan en kollega til hver en tid hente de nødvendige informationer frem. Sågar fra en hjemmearbejdsplads", tilføjer Jan Erik Rasmussen.
Tillid til INOPI
Da Danske Fysioterapeuter skulle vælge samarbejdspartner i forbindelse med implementeringen af et nyt standardsystem, var tilliden den afgørende parameter.
"Vi kendte INOPI fra andre Lotus Notes opgaver, og var derfor helt trygge ved overlade optimeringen af vores arbejdsprocesser til dem", fortæller Jan Erik Rasmussen.
"Det var væsentligt for både mig og ledergruppen, at kemien var i orden, og at samarbejdet foregik i øjenhøjde. Som IT-rådgiver skal man tilpasse sig virkeligheden og ikke bare tale IT-snak hen over hovederne på folk. Det evner INOPI virkelig", fastslår Jan Erik Rasmussen.
Sådan fungerer det
- GoPro Case samler og klassificerer al information og viden, så den nemmere kan genbruges og distribueres
- GoPro Case findes til Lotus Domino eller Microsoft Exchange platformen gennem hhv. Lotus Notes eller Microsoft Outlook klienten
Fordele
- Historik af al korrespondance samles ét sted
- Fleksibelt og skalerbart miljø
- Skaber grundlag for at dele viden og erfaringer inden for afdelinger og på tværs af organisationen
Mere information:
Vil du vide mere om GoPro så kontakt INOPI på 70 11 26 26.
