Armatec: Salgsapplikationen der har strømlinet alle vores salgsprocesser

Firmaet er fra 1962 og har specialiseret sig i at sælge ventiler, aktuatorer, armaturer og kedeludstyr og lign. til den danske industri, varmeværker og rensningsanlæg m.m.

Armatec A/S gør meget for at være tæt på kunden. Med  4 eksterne salgskonsulenter, der dækker hele Danmark, og en intern salgsorganisation som backup - har firmaet opsamlet en del information om kunderne. Denne information har indtil nu været "isoleret" på den enkeltes PC'er. Dette betød, at informationen var utilgængelig for andre medarbejdere i organisationen. Der var heller ingen retningslinier for, hvordan informationen skulle opbevares.

Tættere på kunden

I 1998 besluttede Armatec A/S, at man ville tættere på kunden og dele den viden, der fandtes om kunden, for derved at få flere konkurrencemæssige fordele.

Den Svenske del af Armaturjonsson AB koncernen havde købt en Notes/Domino baseret CRM. Derfor valgte Armatec A/S at implementere Lotus Notes i hele virksomheden, og efterfølgende at afprøve afprøve CRM applikationen.

Armatec A/S indledte i december et samarbejde med INOPI, en Lotus Premier Partner, der har specialiseret sig i dataintegrationsløsninger, som kombinerer AS/400, NT, Notes/Domino og Internettet. Målet med dette samarbejde var at tilpasse CRM applikationen så den opfyldte de krav, Armatec A/S stiller til en salgsapplikation.

Projektet

Projektet startede den 7. januar 1999 med en heldags workshop, hvor man definerede forretningslogik og gennemgik de stillede krav/ønsker. På baggrund af  de krav, der blev skitseret, begyndte INOPI at udvikle applikationen, så den passede til Armatec’s behov. Blandt andet blev der udviklet en funktion, der gjorde det muligt for alle at se om en given opgave blev løst til tiden. Blev opgaven ikke løst afsendte applikationen en e-mail til den udførendes chef.

Et af nøglepunkterne i projektet var at konvertere alle data fra Armatec’s eksisterende salgsapplikation SalesMate. Alle "bløde" data blev konverteret og indlæst i CRM'en.

Med udgangspunkt i standardfunktionerne i CRM'en, blev der udviklet en funktionalitet så alle tilbud skal udarbejdes "igennem" et salgsark. Herved er det muligt for Armatec at opsamle værdifuld styrings- og opfølgningsinformation i salgsarbejdet.

Der er udviklet en formular til mødeforberedelse, som gør det muligt for alle at planlægge møder (spørgsmål, retrætemål og opfølgning m.m.) på samme måde overalt i organisationen.

På hvert kundekort er der nu en facilitet, så man kan se nøgletalsinformation fra Concorde økonomisystemet. Endvidere blev der implementeret en stram styring af distrikterne, der sikrede, at det kun er de kunder, man er ansvarlig for, man får med på sin bærbare PC.

I slutningen af januar 1999 var prototypen færdig, og i starten af februar blev prototypen installeret. "Tilpasningen og implementeringen af CRM'en blev gennemført uden problemer, og det er et projekt, der er gennemført gnidningsløst i alle faser" udtaler Jørgen Larsen, IT-chef hos Armatec. "Samarbejdet med INOPI har været stærkt medvirkende til, at projektet gik så godt, som det gjorde."

Den "nye" hverdag

Fredag den 5. marts, efter en periode med grundig gennemtestning, blev hele organisationen undervist i brugen af salgsapplikationen. Applikationen blev installeret på alle arbejdspladser i weekenden.

Mandag morgen, da medarbejderen startede sin PC, var den nye applikation installeret og klar til at blive anvendt i organisationen. Ifølge Salgschef René Helt, og hans team, som er blevet undervist af INOPI, er brugerne meget tilfredse med resultatet.

"Hele organisationen har draget fordel af både Notes/Domino, som en vidensdelings platform, og af salgsapplikationen, der har strømlinet alle vores salgsprocesser. Desuden har alle i organisationen nu overblik over, hvad der sker i alle 4 distrikter i landet". Alle er kommet tættere på kunden, da alle medarbejdere ved "alt".

Med den nye applikation, der er installeret på alle PC’ere og laptops, er det nu muligt at se kundeinformationer på tværs af afdelinger, distrikter, brancher m.m. Salgsledelsen er blevet udstyret med et stærkt salgsstyrings værktøj, der kan give værdifuld information. Denne informationsdeling var det ikke muligt at skabe med den gamle applikation.

Armatec A/S samarbejder i øjeblikket med INOPI om at udvide funktionaliteten i salgsapplikationen yderligere. Jørgen Larsen forventer også, at Notes/Domino skal anvendes til andre områder i organisationen.