Der bruges mange penge på profilering gennem branding på hjemmesider, brochure materialer og markedsføring generelt. Brevpapir og kuverter er også med til at profilere virksomheden - men hvad med den personlige elektroniske kommunikation?

I dag foregår en stor del af den daglige kommunikation via e-mail, og det er i mange tilfælde op til den enkelte medarbejder at oprette og vedligeholde deres personlige signatur - e-signaturen. Nogle sætter firmalogoet ind, andre måske en smiley, kendte citater m.v. Men afspejler det virksomhedens profil?

Den professionelle e-signatur

INOPI har udviklet en løsning, der giver central styring af både design og indhold i medarbejderens individuelle e-mail signatur.

Virksomhedens signatur

Det betyder, at alle i virksomheden udsender en ensartet, professionel e-mail signatur, der indeholder den enkelte medarbejders personlige oplysninger  præsenteret i det design og med det budskab virksomheden ønsker. En signatur, der understøtter virksomhedens profil.

Flere typer e-signaturer

Der kan udarbejdes flere forskellige typer e-signaturer, som kan tilbydes alle eller udvalgte medarbejdergrupper. Det er blandt andet muligt at give en afdeling en særlig e-signatur med et specielt budskab eller en specifik branding. Eller at tilbyde e-signatur med eller uden direkte telefon- eller mobilnummer, hvis dette ønskes.

Brug e-signaturen aktivt

Tilføj et aktuelt budskab til medarbejdernes e-mail. Det kan være et reklamebudskab for et nyt produkt, en invitation til et arrangement, en servicemeddelelse om træffetider op til påske, en god jul og godt nytår’s hilsen, eller hvad du kan tænke dig.

Den centrale styring letter hverdagen

Fra centralt hold bestemmes suverænt, hvem der kan vælge, hvilke typer e-signaturer. Og det er muligt, til enhver tid at se, hvilken e-signatur, der bruges af den enkelte medarbejder.

En e-signatur designes med den tekst og de personlige oplysninger, samt logo m.v., der ønskes. De personlige oplysninger hentes som standard fra Notes navne- og adressebog eller fra andre notes databaser.

Der er to metoder til at udsende en ny e-signatur. Med den ene metode modtager medarbejderen en mail med et link, hvor medarbejderen kan gennemse og aktivere den nye e-signatur.

Den anden metode virker ved, at administratoren pusher den nye e-signatur ud. Det betyder, at medarbejderen ikke skal gøre noget. Det slår automatisk igennem næste gang medarbejderen åbner sin e-mail database.

Medarbejderen kan selv vælge mellem de e-signaturer, der gøres tilgængelige for vedkommende med mindre administratoren skubber signaturen ud.

Vedligehold af stamdata

Den enkelte medarbejder kan selv få lov til at vedligeholde sine stamdata, som f.eks. mobilnummer og titel. Hver medarbejder får adgang til en personlig administrationsside, hvor udvalgte stamdata kan ændres og tilgængelige e-signaturer kan ses og vælges. Fra centralt hold styres hvilke felter medarbejderen kan rette i.

e-Signatur Manager

e-Signatur Manager er databasen, hvor der oprettes skabeloner til e-signaturen og sendes opdateringer ud til brugerne. Her vælger du, hvem der skal have hvilke signaturer. I databasen får du desuden et overblik over, hvilke signaturer medarbejderne anvender.

• Brugeren skal have skriveadgang til Notes biblioteket
• Ret til at ændre i persondokumentet i Navne og Adresse bogen, hvis brugeren selv skal vedligeholde dette
• Lotus Notes version 6 på server og klient eller højere
• Modtagerne anvender en af de mest almindelige e-mail klienter, såsom Lotus Notes, Outlook, Hotmail, Yahoo eller G-mail, der ikke fjerner HTML formater
• Hvis push  funktionen anvendes kræver det en enkelt tilføjelse i mail templaten (PostOpen eventet)

Pris for INOPI e-signatur

Et års vedligehold er inkluderet og efterfølgende årligt vedlighold er på 20 % af listeprisen. Priserne er eksklusive moms og transportomkostninger.

Mere information