Office-automatisering med Send as PDF
Elektronisk forsendelse af dokumenter er i dag meget udbredt. Alligevel er det de færreste virksomheder, som har en konkret strategi for udveksling af digitale dokumenter.
Dokumenter er firmaets ansigt udadtil. Dette gælder også, selvom de distribueres elektronisk. Det er derfor meget vigtigt at producere dokumenter, som udstråler firmaets identitet, og som kan sendes uden problemer.
Løsningen er standardisering af dokumentets digitale format
Der er mange fordele forbundet med elektronisk distribution af dokumenter, bl.a. kan det tidsrum, der går fra dokumentet afsendes til det modtages, afkortes væsentligt.
Man kan sikre sig, at modtagerne ikke får mulighed for at redigere indholdet af dokumentet, og at dokumentet altid har det layout, som var tiltænkt fra afsenderens side.
Problemer uden standardisering
Forskellige IT-systemer bruger ofte forskellige metoder til at strukturere dokumenter digitalt. Det kan betyde, at et dokument bliver omstruktureret, vist med andre fonte eller i værste fald, at modtageren slet ikke kan åbne det. Når disse eller lignende problemer opstår, bliver IT-afdelingerne hos både afsender og modtager ofte unødigt belastet med henvendelser fra brugerne.
PDF er de facto-standarden for distribution af digitale dokumenter
- Dokumentet fremstår hos modtageren præcis, som afsenderen havde tiltænkt det
- Sikker nok … (Ingen fuldt tilgængelige dokumenter vil nogensinde være helt sikre).
- Ingen spor efter redigeringsfasen (med PDF fjernes ethvert spor af redigering).
- Gratis ”PDF-læser” i form af Acrobat Reader (fås hos Adobe).
Den letteste løsning er at bruge det vidt udbredte PDF-format. Ulempen er imidlertid, at brugeren i de fleste eksisterende løsninger skal udføre 3-4 ekstra trin for at konvertere dokumentet til PDF-format, før det er klar til at blive sendt ud.
Løsningen er 'Send as PDF'
For at løse dette problem har INOPI udviklet 'Send as PDF'. 'Send as PDF' tager hånd om de ovennævnte problemstillinger, og gør det legende let at distribuere dokumenter i digital form.
Denne løsning er prisbillig, da man ikke behøver licens til Adobe Acrobat Distiller. Brugeren mister heller ingen standardfunktioner som 'Gem som' og 'Udskriv som PDF'. 'Send as PDF' kan køre sammen med en, hvilken som helst Lotus Notes database og er designet til let at konvertere filer til PDF-formatet, når de bliver afsendt via e-mail.
'Send as PDF' konverterer dokumentet, før dokumentet afsendes. Dokumentet komprimeres og låses - på den måde sikrer man sig, at modtageren hurtigt og uden ekstra omkostninger kan modtage, læse og udskrive PDF-dokumentet.
For brugerne skal et system til distribution af elektroniske dokumenter være nemt at arbejde med, og det skal selvfølgelig være integreret med de programmer som til daglig benyttes ved oprettelse, redigering og fremsendelse af dokumenter.
Vi har derfor integreret 'Send as PDF' med følgende programmer:
- Lotus Notes Mail
- Microsoft Office
- GoPro Case
Øvrige Windows-programmer:
Fra alle de øvrige Windows-programmer kan man udskrive til en ”PDF-printer”, hvorefter systemet spørger efter et filnavn til PDF-dokumentet.
Systemkrav:
- Processor i Pentium®-klassen
- Microsoft Windows® NT 4.0 med service pack 5 eller senere
- Windows 2000 eller XP – 16 MB RAM – 15 MB ledig harddiskplads
- Microsoft Installer® version 2.0 - Winzip®
Ekstra krav til udvidede funktioner:
Lotus Notes® R5
Microsoft Office2000®
INOPI tilbyder implementeringspakker til 'Send as PDF for Lotus Notes', herunder retningslinjer for virksomhedens PDF-politik, præsentation af produktet samt uddannelse i brugen af 'Send as PDF for Lotus Notes'.
Anvendelse i Lotus Notes Mail
Brugeren arbejder helt som sædvanlig med skrivning af mail og vedhæftning af filer. Den eneste forskel, brugeren oplever, er et klik på knappen 'Send som PDF' i stedet for 'Send'. Resten sørger Send as PDF for.
Anvendelse i Microsoft Office
Til Microsoft Office-programmerne Word, Excel og PowerPoint er der udviklet et modul, som aktiveres ved tryk på en knap på værktøjslinjen. Herefter sker oprettelsen af PDF-dokumentet ved et enkelt klik, hvorefter dokumentet gemmes i PDF-format.
Anvendelse i GoPro Case
Der er tilføjet en ny handling i ESDH-systemet GoPro Case. Handlingen hedder 'Fremsend dokument' og kan anvendes på alle GoPro-dokumenter. Ved aktivering af handlingen 'Fremsend dokument' fremkommer en dialogboks, hvorfra der er mulighed for konvertering af alle valgte dokumenter til PDF-format, inden de udsendes. Det er naturligvis også muligt at sende dokumenterne i det originale format.
Save as PDF for MS Office, svarer til Send as PDF for Lotus Notes. Eneste forskel er, at Office-dokumenter, som vedhæftes e-mails, gemmes i PDF-formatet før afsendelsen.
Kontakt INOPI hvis du vil høre mere om Send as PDF. Tlf: 70 11 26 26 / inopi@inopi.dk
