Hvorfor leve med rod, når du kan få resultater?

 

Enkel og effektiv dokumenthåndtering med GoPro fra INOPI

Dårlig styring er lig med dårlig forretning

Problem: e-mail kaos

Kommunikation via e-mails er blevet en central del af vores hverdag. Masser af informationer skabes og arkiveres udelukkende i mailsystemet - typisk i mange kopier og flere versioner. 

Jeres virksomhed kan næppe leve med, at ordrebekræftelser, kalkulationer, klagesager, tilbud og mødereferater arkiveres lokalt, ustruktureret og uden reel mulighed for at tilgå dem for andre end den givne bruger.

Overblik, styring og kontrol af informationer er overordentligt vigtigt, men det udbredte e-mail kaos gør det stort set umuligt at opnå dette. Heldigvis er løsningen ikke langt væk.

 

 

Informationsstruktur

Med GoPro får brugerne overblik og et værktøj til at behandle tilbud, ordrebekræftelser, klagesager og alle andre dokumenter via én samlet løsning.

Problem: Tabt information betyder tabt ordre

Det nytter ikke noget, at tilbudet er klart to dage efter afleveringsdagen. Risikoen for forsinkelser og/eller dobbeltarbejder stiger, hvis medarbejderne laver deres egne e-mail baserede arkivsystemer. 

Den tid, de føler, at de sparer ved at lave små "hurtige" arkiveringer, sættes hurtigt til, når kolleger skal lede efter informationerne eller tvinges til at genskabe dem.

Informationsstyring styrker bundlinjen

Leverance- og responstid er i dag vigtige konkurrenceparametre. Har jeres virksomhed ikke styr på kvaliteten og tilgængeligheden af jeres informationer, rammer det med sikkerhed bundlinjen negativt før eller siden. 

Der findes talrige eksempler på virksomheder, der mister ordrer i salgsfasen på grund af dårlig information – og virksomheder, der taber sager i retten på grund af manglende dokumentation af aftaler og kontrakter. 

Med GoPro kan disse faldgruber undgås og dermed styrkes kundeservice, salgsindsatsen og i sidste ende bundlinjen.

Problem: Intet ansvar og overblik

Når de virksomhedskritiske dokumenter befinder sig i forskellige mailbokse og ikke i et centralt arkiv, er det svært at skabe sig et overblik over de aktuelle opgaver. 

Ansvaret for at opgaverne udføres – og at de udføres i rette tid – bliver endvidere meget diffust. Dertil kommer, at det bliver mere og mere kritisk for virksomheder generelt, og i særdeleshed børs noterede selskaber, at møde de øgede krav om stringent informations håndtering og dokumentation for, at det også sker. 

Som eksempelvis det kommende 8. direktiv fra EU samt det eksisterende Sarbanes-Oxley regulativ.

GoPro skaber overblik og understøtter uddelegering af ansvar

Med GoPro bevares overblikket, og alle opgaver dokumenteres. Derfor kan nye medarbejdere hurtigt sætte sig ind i igangværende projekter og opgaver – og dermed hurtigere blive lønsomme. 

Løsningen understøtter også uddelegering af ansvar, så alle kan se, hvem der har ansvaret for hvilke opgaver. 

Fleksibiliteten i arbejdstid og arbejdssted øges desuden i kraft af, at dokumenterne eksisterer i et struktureret miljø med fuld versions- og valideringskontrol. 

GoPro hjælper på denne måde jeres virksomhed (børsnoteret eller ej) til at opfylde kravene om informationshåndtering og dokumentation.

Den nemme løsning er lige her

Én samlet løsning fra GoPro

I får en nem og logisk måde at arbejde på, og et samlet overblik over e-mails, dokumenter og arbejdsprocesser. Altsammen knyttet til relevant kunde, leverandør, internt projekt og/eller medarbejder. 

Oveni det, får I styr på sikkerhed og dokumentation. 

Orden i e-mails

 

• Brugeren arbejder i egen indboks, men gemmer e-mails centralt og i relevant sammenhæng (eks. under kunde eller projekt)
• Brugeren får adgang til andres e-mails via en central løsning, som er opdelt svarende til medarbejderens jobbehov

Orden i dokumenterne

• Dokumenter kan udarbejdes efter skabeloner og indkomne dokumenter arkiveres elektronisk
• Dokumenter arkiveres i sammenhæng med dokumentbrugerens funktion og kan sendes i workflow i overensstemmelse med virksomhedens arbejdsgange
• Kan integreres med Microsoft Office, Open Office og IBM Lotus Symphony

Orden i arbejdsprocesserne

• Skabeloner som tilpasses virksomhedens forskellige typer af arbejdsprocesser
• Trin-for-trin guide der støtter brugeren gennem arbejdsprocesserne
• Overblik for såvel den ansvarlige som den udførende medarbejder
• Automatisk dokumentation af arbejdsprocesser - såvel aftalte som gennemførte
• Mulighed for central logning af forandringer
• Komplet sikkerhedsstruktur - der sikrer, at informationer tilgår de rette personer

Er det i dag, du gør op med kaos og tilfældigheder?

Problemer kan have det med at vokse sig større, end de egentlig er. 

Hos INOPI har vi stor erfaring med at strukturere informationer og skabe løsninger, som gør det let, sikkert og mere lønsomt at drive forretning. 

E-mail kaos, forsvundne dokumenter og generelt dårligt overblik er et faktum i mange virksomheder, men løsningen er ikke længere væk end beskrevet i denne folder.

Tag et møde med os, så I kan se, hvordan problemerne kan løses, og hvordan vejen mod bedre lønsomhed og overblik skabes. Ring på 7011 2626, så er processen i gang.

Overvej det lige...

Med GoPro behøver jeres medarbejdere ikke længere at lede efter dokumenter, e-mails og præsentationer. 

Antager vi, at en medarbejder i snit bruger 1 time om ugen på at lede efter informationer, og sætter vi kostprisen til 500 kr./timen, betyder det, at en virksomhed med 30 med arbejdere har en unødvendig omkostning på 15.000 kr./ugen.

Det svarer til 600.000 kr. om året.

Og dette er kun den rene, målbare lønomkostning. 

Hvad der tabes på langsom tilbudsgivning, usikre kalkulationsgrundlag, dobbeltarbejde, genskabelse af informationer og dårlige kundeoplevelser står hen i det uvisse.

 

EDHBrochure.pdf